Die DIS hat bereits mit Einführung der 2018 DIS-Schiedsgerichtsordnung die interne Administration von Schiedsverfahren auf ein rein digitales System umgestellt. Nun folgt konsequent der nächste Schritt auf dem Weg zur vollständigen Digitalisierung von Schiedsgerichtsverfahren.
Seit 14. September 2023 bietet die DIS auch für Parteien und Schiedsgerichte die digitale Verfahrensakte „DIS eFile" an. Die digitale Verfahrensakte umfasst die komplette Verwaltung aller Unterlagen des Schiedsgerichtsverfahrens und ermöglicht es den Schiedsrichtern das Verfahren mit verschiedenen Funktionen besser zu steuern. In der Einführungsphase bieten wir die Nutzung von DIS eFile auf freiwilliger Basis an, um die Vorteile des direkten, digitalen Verfahrensmanagements kennen zu lernen.
DIS eFile kann zum Management aller von der DIS angebotenen Verfahrensarten der Streitbeilegung verwendet werden, sofern sich die Beteiligten für die Nutzung der Software entscheiden.
DIS eFile erhöht die Sicherheit und steigert die Transparenz für alle Verfahrensbeteiligten. Zudem beschleunigt sie den Informationstausch und bietet verschiedene Tools für eine schnellere und effizientere Durchführung der Streitbeilegungsverfahren – unterstützt durch das Case Management Team der DIS.
Die digitale Verfahrensakte „DIS eFile“ ist sehr einfach und intuitiv in seiner Bedienung. Die DIS stellt den Nutzern ein leicht verständliches Benutzerhandbuch und einen direkten Support durch das Case Management Team zur Verfügung. Darüber hinaus hat die DIS an drei Terminen Schulungen zur Nutzung der Software angeboten. Für diejenigen, die nicht an einer der drei Veranstaltungen teilnehmen konnten, steht eine Aufzeichnung der Veranstaltung zur Verfügung. Weitere englischsprachige Veranstaltungen sind geplant.
DIS eFile basiert auf dem HighQ-System, einer Cloud-basierten Projektmanagement- und Kollaborationssoftware von Thomson Reuters, einem weltweit führenden Anbieter für digitale juristische Anwendungen. Das Unternehmen steht für Erfahrung, Beständigkeit und hohe Sicherheitsstandards. DIS eFile wird auf gesicherten Servern in Deutschland gespeichert und verwaltet. Das System entspricht höchsten Sicherheitsanforderungen auf dem aktuellen Stand der Technik. Damit erfüllt die digitale Verfahrensakte der DIS die Anforderungen hinsichtlich Datensicherheit, Vertraulichkeit und Datenschutz.
Die DIS richtet bei Verfahrenseingang mit DIS eFile eine digitale Verfahrensakte ein und ermöglicht den Parteien, den Schiedsrichtern oder anderen am Verfahren beteiligten Personen, nach ihrer Zustimmung, den Zugriff auf die Verfahrensakte. Alle Unterlagen können direkt von den berechtigen Personen über eine sichere Upload-Verbindung in die Verfahrensakte hochgeladen und einheitlich abgelegt werden. Sie stehen sofort allen am Verfahren beteiligten Nutzern von DIS eFile zur Verfügung.
Eine Übersichtseite (Dashboard) bietet die wichtigsten Informationen zu dem Verfahren auf einen Blick. Sie enthält Angaben über die Verfahrensbeteiligten, aktuelle Fristen und kürzlich erfolgte Uploads. Die Verfahrensakte bietet darüber hinaus einen integrierten Verfahrenskalender und ein Aufgaben-Managementsystem, welches von den Schiedsrichtern und dem Case Management Team der DIS genutzt werden können, um Termine und Aufgaben zu kommunizieren sowie zu überwachen.
Die wichtigsten Verfahrensschritte bis zur Konstituierung des Schiedsgerichts sind bereits zu Beginn der Nutzung von DIS eFile vom Case Management Team im System für alle Beteiligten hinterlegt. Die registrierten Personen werden automatisch über alle Aktivitäten innerhalb der Verfahrensakte informiert.
DIS eFile ist der nächste Schritt der Deutschen Institution für Schiedsgerichtsbarkeit in die digitale Zukunft der Schiedsgerichtsbarkeit in Deutschland. Im Idealfall erleichtert die digitale Verfahrensakte die Arbeit der Parteien, Schiedsrichtern und des Case Management Teams sowie die Zusammenarbeit untereinander und kann so die Verfahrensdauer signifikant reduzieren. DIS eFile ist ein weiterer Baustein der DIS in ihren Bemühungen die schnelle, frühzeitige Streitbeilegung zu fördern.